У нашому перенасиченому інформацією світі подія вважається таким, що відбувся лише тоді, коли про нього говорять. Особливо це стосується заходів, зокрема - вузькопрофільної сфери (конференцій, форумів, презентація, виставок, конгресів). А щоб про захід говорили люди, їм потрібно десь про нього дізнатися.
І найчастіше таких каналів всього два: соціальні мережі і висвітлення події в ЗМІ. Так що якщо хочете успішно просувати свій бренд в суспільстві, потрібно для початку усвідомити: без взаємодії з тематичними ЗМІ у вашій сфері неможливо обійтися. А як зробити це взаємодія успішним для обох сторін - читайте в матеріалі .
Важливі правила взаємодії із засобами масової інформації для організаторів заходів
В першу чергу, відзначимо, що комунікація організаторів заходів із засобами масової інформації аж ніяк не обмежується розсиланням прес-релізів (як писати їх правильно - читайте в цій статті) або розміщенням публікацій в профільних виданнях. Хоча і перший, і другий пункти безсумнівно є дуже важливими в побудові правильної системи взаємодії, не варто забувати і про інше.
Більшість відкритих масових заходів вимагають дуже активного, але дуже грамотно побудованого просування - інакше аудиторія, засліплена постійним інформаційним шумом ззовні, може просто не помітити подія. Тому розробка стратегії і тактики event-просування, має безліч своїх тонкощів і нюансів - справжній професійний виклик навіть для досвідчених маркетологів, рекламістів і піарників. Навряд чи сам клієнт з нею впорається - таке краще довірити професіоналам. Адже від найменшої помилки крах зазнає не лише сам захід - пляма на репутації організатора, яке надовго залишиться в пам'яті публіки, має набагато більші наслідки.
Інформаційне та рекламне супроводження заходів представниками ЗМІ - взаємовигідний процес для обох сторін.
Наприклад, ми в знаємо, наскільки важливо для наших партнерів і клієнтів всебічне висвітлення їх івентів, оскільки серйозні заходи є частиною інформаційної стратегії компаній і стають ключовими інфоприводи для рекламного просування. І ми знаємо, що від якості що випускаються в ЗМІ матеріалів за підсумками заходів залежить популярність і впізнаваність бренду, репутація компанії.
Тому ми готові не просто висвітлювати заходи, а проводити роботу на рівень вище - із залученням журналістів, SEO-авторів, відеооператорів, піар-менеджерів та інших необхідних фахівців.
Однак для успішного освітлення мало роботи тільки з одного боку. Потрібно, як мінімум, щоб event-організатори усвідомили масштаби і серйозну роль проробляється ЗМІ роботи. Так як, на жаль, до сих пір не всі компанії прийшли до цієї точки зору, продовжуючи по-старому розглядати представників ЗМІ як «обслуговуючий персонал». А як максимум - необхідні спільні зусилля і чітко налагоджена робота команди організаторів з представниками ЗМІ, яка і дозволить вивести захід на високий рівень.
В ідеалі, якщо Ви працюєте з командою професіоналів, то левову частку інформаційних повноважень можна делегувати їм, допомагаючи їм виконувати свою роботу в міру необхідності (тобто зазвичай - за запитом медіа-представників) організаційно і інформаційно.
Запам'ятайте кілька важливих правил взаємовигідного співробітництва зі ЗМІ при організації заходів.
1. Всі дії намагайтеся виконувати оперативно і лаконічно.
Досвідчені медіа-партнери вашого заходу, швидше за все, і так в курсі, яка інформація зазвичай найбільш важлива і корисна при просуванні івенту подібного характеру. Тому не перевантажуйте їх зайвими подробицями і непотрібним словесним сміттям. Давайте інформацію чітко, коротко і по справі. Якщо представникам ЗМІ потрібні будуть додаткові дані, вони самі звернуться до організаторів з навідними питаннями.
До речі, інформаційні матеріали та прес-релізи потрібно направляти в редакції заздалегідь, а не за кілька днів до події.
В цілому, інформаційну кампанію по супроводу заходів зазвичай ділять на 3 основні етапи:
- Анонси
- Безпосереднє супровід самого івенту
- Підведення підсумків.
2. Не намагайтеся співпрацювати з усіма ЗМІ одночасно - шукайте ключових медіа-гравців своєї сфери.
Якого високого рівня або масштабу не було б ваше захід, але якщо воно цікаве тільки вузькопрофільних спеціалістів, то не має сенсу розсіювати свою увагу на універсальні ЗМІ. Це все одно, що стріляти з гармати по горобцях, сподіваючись потрапити в ціль.
Краще виділіть ключове відоме ЗМІ по вашій темі і співпрацюйте з ним, щоб ваша реклама потрапляла під пильні погляди вашої цільової аудиторії.
Так, можливо, її побачать менше людей в цілому - але більше саме ваших потенційних клієнтів / партнерів / спонсорів. Крім того, тоді Ви не розпорошите свій рекламний бюджет в порожнечу, а направите його на отримання конкретного чіткого результату.
Наприклад, вже багато років є популярною інтернет-майданчиком для фахівців в медицині, косметології, а також пацієнтів, і практично не має конкурентів у своїй ніші.
3. Побудувати пріоритети у співпраці.
Пам'ятайте, що вирішувати інформаційні проблеми журналістів під час проведення заходу потрібно в першу чергу. Навіть швидше, ніж проблеми співробітників або партнерів. Адже саме журналісти сформують думку громадськості про вашому заході. Так що максимальна поінформованість співробітників ЗМІ, ввічливість і максимальна готовність надати всі можливі ресурси для роботи - пріоритетне завдання організаторів.
Взаємодія організаторів заходів та представників ЗМІ - як раз той випадок, коли інтереси обох сторін перетинаються в вигідною для всіх площині. Тому, щоб отримати якісне інформаційне event-освітлення і ексклюзивний контент, сторонам потрібно протягом усіх етапів співпраці пам'ятати про взаємоповагу і цілях один одного.
Читайте таккже: Інтернет-видання: чому майбутнє в інтернеті