Ви замислювалися про те, які іноді, здавалося б, дрібниці і тонкі нюанси можуть вплинути на кар'єру і зіпсувати репутацію навіть тлумачним фахівця? Одним з таких тонких, але вкрай важливих нюансів є етикет сучасної ділової переписки.
Від того, наскільки вміло ви контактуєте з колегами, а головне - партнерами і клієнтами, залежить не тільки ваша особиста репутація, а й репутація всієї компанії. І ми зараз не тільки про елементарну грамотності. Про те, як стати гуру ділового листування і не базікати зайвого в службових діалогах - читайте в статті .
Правила ділового листування та спілкування в робочих чатах, від яких залежить репутація
Навіть в бурхливому сучасному світі правила етикету залишаються необхідністю для будь-якої ділової людини.
Вам здається, що ділове листування - це легше простого? А якщо ми скажемо, що багато працівників навіть в спілкуванні з колегами, самі того не помічаючи, допускають грубі промахи? Що вже говорити про діалогах з потенційними партнерами, які іноді схожі на ходіння по тонкому льоду.
Ми склали рейтинг найбільш грубих і частих помилок в письмовому діловому спілкуванні, після яких репутація навіть самого досвідченого професіонала може похитнутися.
Помилка №1: повідомлення в позаурочний час
Таку помилку вкрай рідко допускають в спілкуванні з партнерами, зате в стосунках з колегами - часто-густо. А адже це ознака крайньої неповаги до особистого простору і праву на відпочинок іншої людини.
Ось уявіть: після важкого робочого дня (або ще краще на вихідних) об 11 годині вечора ви мліє в обіймах коханої людини, одним оком поглядаючи фільм і попиваючи чай. І тут раптом рідний смартфон починає розриватися від пілікає месенджера або вайбера. Ви проливаєте від несподіванки чай, панікуєте, що щось трапилося і хапається за телефон. І виявляється, що ваша співробітниця вирішила не відкладати на потім ( «А раптом забуду до завтра / до понеділка») і строчить про якусь проблему / поломки, яка зовсім не вимагає невідкладного вирішення і цілком почекає. І вже точно не варто зіпсованого вечора.
Сподіваємося, ви не впізнали в цій замальовці себе. А якщо дізналися, то припиніть, нарешті, перетворювати життя колег в пекло - не пишіть на робочі теми вечорами і у вихідні дні!
Помилка №2: це зайва фамільярність
Зайве й недоречне панібратство зруйнувало чимало перспективних кар'єр.
Справа тут не тільки у відсутності належного виховання, а й в поганий вплив соцмереж, які перетворили весь світ в одне велике село, в якому всі користувачі один одному «френди».
Якщо Ви вважаєте, що звернення на «Ви» в діловому листуванні - це пережиток консервативної епохи (особливо якщо ваш візаві вашого віку або статусу), сміємо Вас розчарувати. Це було, є і буде основою, альфою і омегою ділового етикету, зокрема - листування.
Звичайно, не варто писати пишномовне «Ви» колезі з сусіднього відділу, з якої ви разом ходите на ланч. Однак утримайтеся від «тикання» (і, до речі, від недоречних смайлів і емоджі теж) в спілкуванні з іншими. Особливо з клієнтами і партнерами.
Помилка №3: зайва ввічливість і витіюватість складу
Ви напевно зараз подумали, що третій пункт трохи суперечить другому. Поспішаємо Вас переконати: навіть у ввічливості є своя межа.
Будь-яка чемність і інтелігентність повинна знаходити свій кордон там, де починається вплив найціннішого ділового ресурсу - часу. Не забирайте цінний час ні у себе, ні у свого партнера по листуванню - не затягуйте з обміном люб'язностями!
Намагайтеся писати чітко і по справі, як можна швидше переходячи до суті листи або повідомлення. Якщо викладати чітко і коротко свої цілі, додаючи до них базові поняття ввічливості ( «спасибі», «будь ласка» і звернення на «Ви»), то Ви не дасте візаві засумніватися в своїй вихованості, але при цьому не змусите його витрачати зайві 5 хвилин на перечитування безглуздого і вітіюватого словесного сміття.
Помилка №4: занадто неформальне спілкування з колегами
В першу чергу, мається на увазі недотримання конфіденційності службової інформації, обговорюваної в групових чатах співробітників.
Запам'ятайте як двічі два: як би Ви з колегами по відділу не довіряли один одному, секретні теми обговорюйте лише оффлайн і за закритими дверима. Тому що витік інформації періодично трапляється навіть в ЦРУ, а ось наслідки цього потім розгрібати Вам з колегами - і добре, якщо обійдеться тільки звільненням за порушення трудового договору.
Є й інші «дрібниці» в цьому пункті:
- Пліткуванні за спиною у колеги в курилці (тут і так зрозуміло, у що може вилитися ситуація).
- Обговорення сексуального співробітника (співробітниці) з іншого відділу (ви адже прийшли в компанію працювати, а не влаштовувати своє інтимне життя, вірно?).
- Обговорення з колегами пропозиції вам про нову роботу (до тих пір, поки ви остаточно не приймете рішення про прийняття Джоб-оффера, про нього ніхто не повинен знати, інакше нинішній шеф може прийняти рішення сам раніше Вас).
Наостанок ми також радимо вам назавжди виключити зі свого ділового мовлення такі обороти, як «Це срочно !!!» (саме в такій формі - з купою знаків оклику), «Дурне питання, але ..." (не применшуйте своєї гідності) і «Приветик »(ні, просто категорично ні).
Сподіваємося, ця стаття допоможе Вам переглянути свої звички в діловому спілкуванні, щоб ніщо не заважало вам рости в кар'єрному плані. Вдалою Вам ділової переписки!