В умовах нескінченної поспіху і постійної завантаженості у нас накопичується маса відкладених питань, які ми ніяк не можемо вирішити. Часто нам не вистачає сил, часу і бажання розгрібати нескінченні завали. Цей вантаж постійно знаходиться в нашій свідомості, забираючи нашу енергію і можливості. Пропонуємо своєрідний спосіб організувати справи і звільнити свій мозок від зайвої інформації, яка не дає простору розвиватися далі. Ці питання якраз і вирішує технологія Getting things done (GTD).
Що являє собою технологія GTD
Уже в самій назві цієї методики прихований її сенс: getting things done, тобто доведення справ до їх завершення. Вона буде корисна не тільки завантаженим менеджерам на роботі, а й звичайним домогосподарками з мільйонами насущних проблем, які потрібно постійно вирішувати.
Сенс її полягає в тому, що будь-який незакінчена справа є таким не тільки в дійсності, але і в ваших думках. Тобто, якщо ви щось не встигли закінчити або довго плануєте якийсь процес, але так і не перейшли до дій, сама думка про цю подію постійно знаходиться у вашій підсвідомості і заважає вам отримувати іншу нову інформацію.
Ці завдання ваш мозок постійно інтерпретує як невирішені і весь час нагадує вам про це за допомогою підсвідомості: ви будете натрапляти на незавершену справу, не даючи собі можливості рухатися далі. Такий стан викликає у вас роздратування, почуття незадоволеності своєю роботою, знецінює ваші досягнення, скорочує енергію на інші важливі справи.
Для того щоб забезпечити собі простір для майбутніх звершень і все встигати, при цьому витрачаючи мінімум енергії, потрібно:
• транспортувати зависла проблему з пам'яті всередині нас (нашого мозку) у зовнішнє джерело (планер, телефон, інший зручний для вас засіб фіксації інформації);
• продумати, яким має бути наступна дія для завершення цієї справи. Наприклад: речі потрібно почистити, наступну справу - дізнатися, як працює найближча хімчистка, і т.д.
Сім кроків технології Getting things done
Тепер, коли ми визначилися, в чому полягає сенс технології GTD, будемо слідувати таким рекомендаціям:
• Який наступний крок? Як ми і визначили, потрібно з'ясувати, яким буде наступне дію для того, щоб проблема почала вирішуватися. Щоб виробити в собі звичку дотримуватися цього правила, буде потрібно час.
Спланувавши алгоритм поведінки для вирішення будь-якого питання, ви вже починаєте поступово йти до своєї мети.
Не обов'язково цей процес повинен мати на увазі фізична дія, але, подумавши рішення, ви вже налаштовуєте своє мислення на те, яким чином вирішити те чи інше питання.
• Також ми розібрали, що всі незавершені справи потрібно виносити на зовнішнє джерело зберігання, щоб звільняти наш мозок для іншої діяльності. Візьміть зручний для вас інструмент: органайзер, планшет, телефон - і перенесіть туди список незакінчених справ, радить. Ви можете бути здивовані, наскільки він довгий, однак разом з цим ви відчуєте полегшення, що нічого не упустили і все впорядкували. Причому вчіться складати його так, щоб ваші завдання мали вигляд подальшого дії.
• Постарайтеся впорядкувати ваш список з яких-небудь зручним для вас критеріям, щоб зрозуміти послідовність виконання робіт. Наприклад: першочергові (термінові), другорядні, неважливі, робочі, домашні і т.д. Це допоможе підвищити вашу продуктивність.
• У нас постійно трапляються ситуації, що ми відкладаємо яке-небудь дріб'язкова справа. Воно може займати кілька хвилин, але ми весь час його відсуваємо, тим самим відволікаючись на те, що воно ще не зроблено. Введіть собі правило 2-х хвилин. Тобто, ті справи, які укладаються в цей проміжок часу, виконуйте в першу чергу.
• Намагайтеся завжди тримати під рукою засіб для запису. Зазвичай відмінні або новаторські ідеї приходять тоді, коли ми їх не чекаємо. Часто вони не втілюються в життя з банальної причини, так як їх не було де записати.
Намагайтеся все фіксувати в одному місці, а не розкидати на листочках по робочого місця чи дому, це створює додатковий хаос.
• Згідно технології Getting things done вам не варто розділяти особисті і робочі питання. Адже якщо питання в особистому житті залишається невирішеним, він все одно буде так чи інакше спливати протягом робочого дня, заважаючи вам зосередитися на інших завданнях. Особові справи теж заносите в свій список.
• Як все встигати? Навчіться ставити крапку. Постійно прокручуючи в своїй свідомості нав'язливу думку, ви відволікаєтеся і витрачаєте багато енергії. Спробуйте так: якщо питання вирішується (почистити речі), записуйте наступний крок для його реалізації, якщо немає, або якщо Ви просто не хочете їм займатися, можливо, він втратив актуальність, викидаєте його зі своєї свідомості. Навіщо думати про справу, яку ви вирішувати не мають наміру?
Мета технології Getting things done не в тому, щоб ви працювали якомога краще, а в тому, щоб ви по можливості звільнили місце для інших творчих ідей. Якщо ви почнете приводити в порядок незакінчені справи, то здатність концентруватися на важливіших проблемах у вас збільшиться в рази. Сподіваємося, ми допомогли вам розібратися, як все встигати.
Читайте також: Багатозадачність: як не зійти з розуму і насолоджуватися життям.